מודל רמת המוכנות ככלי להקטנת עלויות המטבח ‏ 

הקדמה 

המטבח במלון, במסעדה או בחברת הקייטרינג,הוא מרכיב מרכזי בשרשרת ההספקה של המזון.

שרשרת זו מתחילה אצל הספק של חומר הגלם הראשוני ומסתיימת אצל הסועד. למטבח השפעה מכרעת על הקיבולת של שרשרת זו (קיבולת = תפוקה מרבית של התהליך בפרק זמן נתון).

קיבולת זו מוגבלת, מאחר שהמשאבים מוגבלים. בטווח הקצר, אפשר להגדיל את הקיבולת ע"י ניתוח מוגבר של משאבים קיימים, ובטווח הארוך- אפשר להגדיל את הקיבולת ע"י הוספת משאבים לתהליך ההספקה. 

רכישת מוצרים ושירותים ממקור חיצוני, היאדרך להגדלת הקיבולת האפקטיבית של ארגון מבלי להשקיע הון רב במתקנים, במכונות בגיוס ובהכשרה.

רכישת מוצרים ושירותים ממקור חיצוני, יכולהלשפר את היתרון התחרותי של הארגון מבחינת העלות, המהירות האיכות והגמישות, כמובן-בתנאי שהארגון בוחר במקורות הטובים ביותר ומפתח קשרים מתמשכים עם הספקים הנבחרים. 

כדי להבטיח שרכישת מוצרים ושירותים ממקור חיצוני תשפר את יכולת התחרות של תהליך ההספקה, יש לבחון בקפידה את הנקודות הבאות:

1) אילו מוצרים ושירותים יש לרכוש- זו החלטה "לייצר אולקנות" ובאיזו רמת מוכנות לרכוש כל מוצר.

2) איך לבחור את הספקים ואילו יחסים ליצור איתם.

3) איזה כמויות להזמין, מתי להזמין ואיך לנהל את מלאי המוצרים הנרכשים.

מאמר זה מציג סיכום של מחקר שבוצע על הסעיף הראשון מבין הנ"ל- קבלת החלטה על רמת המוכנות לגבי מוצרים המשמשים את תהליך ייצור המזון במלון. המחקר בוצע במטבח של מלון הרודס באילת, בשיתוף הנהלת רשת שרתון מוריה וחברת יוניליבר. 

על פי הנראה, בעתיד הקרוב יהיו מעט מאוד מטבחים שלא ישתמשו בשירותי אאוטסורסינג או מוצרים ברמת מוכנות מתקדמת.

מערכת המזון ועלויותיה

מערכת המזון במלון, במסעדה ובחברת הקייטרינג שונות זו מזו. גם באותו תחום, יש שוני רב ומגוון רחב של חומרים, אילוצים,שיטות עבודה ועוד. אבל יש אלמנט משותף אחד לכל הגורמים האלה- הצורך בהקטנת העלויות.

יתר על כן, כולם מאופיינים בסדרה של עלויות דומות: עלויות החומרים, עלויות העבודה, עלויות אנרגיה, עלויות הפחת ועלויות ההון.

הרווח מוגדר כהפרש בין ההכנסות ממכירה-לבין העלויות. מכאן, שניתן להגדיל את הרווח על ידי העלאת מחיר המכירה, הקטנת העלויות או שתיהן יחד. 

העלאת מחיר המכירה- במלון אין לה משמעות (התשלום הוא לחדר), אבל במסעדה עלולה העלאה זו להביא לירידה במכירות, ואז בוודאי לאיגדל הרווח ואולי אף יקטן.

בחברות ההסעדה, הפועלות על בסיס הסכמים תחרותיים נוקשים, אין בכלל אפשרות לעשות זאת- התחרות קשה. 

נותרה הדרך השנייה- הקטנת העלויות. עלויות מופחתות יכולות להביא רווח גדול יותר, אם מחיר המכירה יישאר קבוע ואם כתוצאה מהקטנת העלויות- ניתן יהיה להקטין את מחיר המכירה- אז יגדל היקף המכירות, וייתכן גידול עודיותר גדול ברווח. 

בעבר, הדרך העיקרית להקטנת העלויות הייתה הוזלה של החומרים. דרך זו הגיעה לקצה גבול היכולת שלה. הדרך הנכונה כיום היא תכנון מחדש של תהליכי העבודה במטבח. זה כולל ביטול תהליכים בלתי נחוצים (שאינם מוסיפים ערך ללקוח), קיצור משך התהליכים הנחוצים וכל זאת תוך כדי העלאת רמת הנוחות של תהליךהעבודה במטבח.

תכנון מחדש של תהליכי העבודה 

תהליכי העבודה במטבח יעברו שינוי תפיסתי-ההתייחסות לא תהיה יותר לעלות הפריטים, אלא ל-"עלות מחזור החיים". דהיינו, כמה עולה המוצר מרגע הזמנת הפריטים עד שהמאכל המוכן מגיע אל שולחנו של הסועד.

המבנה החדש של העלויות במטבח בנוי על הפחתת העלויות הקבועות והעלאת העלויות המשתנות (עלויות קבועות הן: שכר דירה, מיסים שונים וכמובן עלות העבודה שהיא הגבוהה ביותר, עלויות משתנות הן בעיקר חומרי גלם ואנרגיה.כמובן שהעלויות המשתנות הן פונקציה של מספר הסועדים). 

כל החישובים כפופים כמובן למספר הנחות יסודשבלעדיהן לא ישתנה דבר, כגון: שביעות רצון הסועדים, שביעות רצון העובדים, פיתוח צוות ועוד. כמובן, שצריך גם לשכנע את השף וצוותו שאם יש בשוק מוצר אשר איכותו גבוהה (או זהה) מהמוצר המקביל שהם מייצרים במטבח, עדיף לשקול לרכוש אותו.

נכון שיש שיקולים נוספים כמו יוקרה, חינוך לעבודה עצמית ושליטה טובה יותר על גימור המוצר. אולם בסופו של דבר, ההחלטות צריכות להתקבל על בסיס עסקי, זאת בתנאי שלא מתפשרים על האיכות. קודם נציג שתי הגדרות שישמשו אותנו בהמשך המאמר:

1) מוצרי Speed Scrach הם מוצרים ברמות שונות שלגימור, אשר ניתן להביאם למצב של מנה מוכנה בהשקעה קטנה יחסית. לקבוצה זו שייכים מגוון מוצרים- מבלנד של תבלינים, תערובת מוכנה להכנת עוגה, אבקות ורכזים להכנתצירים וגם ירקות ופירות שטופים וחתוכים.

2) אאוטסורסינג Outsourcing)   הוא שימוש במוצרים המגיעים מוכנים למטבח, ולצורך העניין גם בשירותים חיצוניים). להלן מספר דוגמאות:

• ריכוז הקניות בידי חברה מתמחה. שירות כזה חוסך זמן רבבאיתור מקורות הקנייה הכדאיים, ודואג- על פי הנחיות השף- למלאי קבוע.
• את הקינוחים אפשר לרכוש מגורם מקצועי ומתמחה ברמה גבוהה.
• את הירקות אפשר לקנות קלופים וחתוכים ומוכנים לבישול.
• את עבודת הקצבות אפשר לחסוך על ידי רכישת בשר מטופל,מיושן וארוז.
• את הניקיון יכולה לבצע חברת ניקיון מקצועית, שתפתור את הבעיה באורח מוחלט.

כדי להדגים זאת, נציג חמישה מצבים בהםאנחנו יכולים להשיג תפוחי אדמה ועוף (ראה טבלה מס' 1). כמובן, שככל שהפריט עבר עיבוד רב יותר, כךעולה מחירו. מצד שני, עלויות העבודה והאנרגיה (ואולי גם הפחת והמקום) יורדות.

ישנה איזו שהיא נקודת איזון שבה העלות הכוללת של מחזור החיים היא הנמוכה ביותר לגבי כל מנה ומנה. השאיפה היא תמיד למצוא את הנקודה הזו.

מבנה העלויות במטבח

מחקרים סטטיסטיים שבוצעו במספר בתי מלוןועסקו במבנה העלויות במטבח, מצביעים על היחסים הבאים:

•  עלות חומרים- 25%.
•  עלות העבודה- 40%.
•  עלויות תפעול- 30%.
•  רווח- 5%.

        סה"כ100%

ניתן לראות שעלויות העבודה גבוהות בכ-  60% מעלויות החומרים, מכאן שיש יתרון לחיסכון בעלות זו על חשבון עלויות החומרים. או במילים אחרות, להשתמש בפריטים שהוכנו בדרך כלשהי (נחתכו, חלקו למנות, בושלו וכד') או ברטבים מוכנים.

כמובן שהיעילות משתנה ממרכיב למרכיב, ויש לבצע בחינה מלאה כדי לקבוע את רמת העיבוד האופטימאלית של כל אחד ממרכיבי המנה. יצוין שהבדיקה היא לא רק ברמת המנה (בשלצלי, עוף וכד') אלא ברמת המרכיב הספציפי המשמש בהכנת המנה. תהליך החישוב הוא תהליך קשה מאוד. במיוחד קשה לחשב את כלל העלויות להכנת מוצר ספציפי, בהקשר של המטבח כולו.

ניקח את נושא הפחת- מדובר בכמה סוגים שלפחת: פחת של חומרי הגלם במחסן, פחת ההכנה, פחת הבישול, פחת ההובלה, פחת ההגשה וגם מה שבסוף נשאר בסיר. החישוב של הפחת מורכב מאוד.

עלות העבודה נקבעת בטכניקות של מדידת עבודה, לפי מספר "דקות אדם" שצריך להשקיע בשלבים השונים של הכנת כל מנה ומנה. 

יישום השיטה במלון "הרודס" אילת 

פרויקט ליישום מודל "רמת המוכנות" בוצעבמלון "הרודס" באילת, במטרה לבדוק אפשרות לתכנון מחדש של התהליכים במטבח, על ידי מעבר לשימוש במוצרים שרמת המוכנות שלהם גבוהה יותר, ושינוי מבנה העלויות במטבח. הפרויקט בוצע בשיתוף פעולה עם רשת שרתון מוריה (שניהלה באותו זמן את המלון) ועםהחטיבה המוסדית של חברת יוניליוור ישראל. 

הפרויקט כלל את השלבים הבאים:

1) בניית התפריט השבועי המלא של המלון, ע"י שף המלון,הכולל את כל המנות המוגשות בכל אחד מימי השבוע.

2) אסוף ומדידה של כל הנתונים הקשורים בביצוע התפריט הזה במצב הקיים. בכלל זה: החומרים הדרושים, הפעולות המבוצעות, משך זמן לכל פעולה, פחת בתהליך, צריכת אנרגיה בתהליך (בוצעה מדידת עבודה לצורך קבלת נתוני הזמנים).

3) תרגום כל הנתונים הנ"ל לעלויות, בהתאם לעלויות חומרים, עבודה ואנרגיה כפי שהמלון משלם, וחישוב העלות הכוללת לייצור מנה.

4) הכנת המנות תוך שימוש בפריטים ברמות מוכנות שונות, וחזרה על הסעיפים ב' ו- ג' לעיל.

5) השוואת העלויות של המנות השונות באפשרויות השונותלקבלת החלטה על השיטה האופטימאלית להכנת כל מנה.

6) סקרי טעימה של המנות בשיטה המומלצת לעומת הקיימת,וקבלת חוות דעת של האורחים.

חישוב החיסכון הכולל כתוצאה מיישום השיטה.

תפוקות הפרויקט במלון "הרודס" כללו: 

1) תפריט שבועי מפורט הכולל את כל המנות של המלון, ברמתמוכנות אופטימאלית (מתבסס על פריטים שניתן להשיג).

2) עלות להכנת כל מנה ומנה, כבסיס להשוואה אם בעתיד ניתן יהיה לייצר אותה במפעלים ברמות מוכנות שונות.

3) סה"כ כמות כוח אדם נדרשת להכנת התפריט.

יישום ספציפי- מוצרי תיבול קנור 

במסגרת הפרויקט, בוצעה בדיקה פרטנית של שימוש במוצרי תיבול "קנור" להכנת בשר, עוף ודגים וכן לפשטידות השונות המוגשות במלון.

אופן הביצוע היה זהה לשיטה הכללית, אךהתקבלו התוצאות הבאות:

•  הקטנת עלות העבודה והאנרגיה- 18%
•  הגדלת עלות החומרים- 9%

חסכון כולל-  9%

יצוין שחלק זה בוצע בלי לקחת בחשבון שימוש אלטרנטיבי בשטח שעשוי להתפנות, ומניעה של הכנת רטבים מעבר לנדרש. אם יילקחו גורמיםאלה בחשבון, יהיה החיסכון הכולל כ- 11% מעלות המטבח.

טבלה מסכמת- מלון הרודס 

1) הנתונים מחושבים ותקפים ל- 100 מנות.

2) בכל ימות השבוע מופעלים בחדר האוכל של מלון הרודס 15עמדות, פרט ליום שבת בצהריים- בו לא קיימת תחנת המרקים והתוספות למרקים, וכן לאמופעלות עוד 4 תחנות עיקריות.

3) העמדות:מרקים (ברוקולי, תירס),תוספות מרקים (שקדי מרק, אטריותאורז),עמדה 1- דגים )ברבוניות בציפוי, פילה סלמון), עמדה 2-בעלי כנף (קנטאקי פרייד צ'יקן, שוקי עוף), עמדה 3-בשר כבש/עגל (רול סינטה, צליבקר), עמדה 4-בצקים/ממולאים (קישוא ממולא, אמפנאדס), עמדה 5-תפו"א (פריזיאן קלופים, קארב בטטה), עמדה 6-תבשילי אורז (אורז צהוב, פאייה ירקות), עמדה 7-ירק מאודה (שעועית ירוקה, פטריות, כרובית), עמדה 8-קיש ירקות /פשטידה (פשטידת קישואים, מאפה ירקות), תחנה 1-גריל (סינטה מיושנת, שיפודי הודו), תחנה 2-קרווינג (רולדה עגל, סינטה שלמה), תחנה 3-תחנת ילדים (נקניקיה, חטיפי עוף), תחנה 4- רטבים (רוטב טארגון, חרדל ודבש), תחנה 5- הקפצות (עוף עם צ'ילי, פתאי אטריות).

ככלל אצבע, ניתן לומר שעלייה של 10-15% במחיר המוצרים המוכנים יותר, תחסוך כ- 30% בעלויות האחרות. בהתחשב בעובדה שעלויות פרטי המזון מהווים כ- 25% מהעלות הכוללת, אין ספק שמדובר בחיסכון משמעותי.

חשוב לציין גם שהירידה היא בעלות הקבועה (שכר) בעוד שהעלייה היא בעלות המשתנה, הניתנת לשליטה בהתאם למספר הסועדים, אבלהחיסכון הוא לא הדבר היחיד- יש להתייחס גם לעניין הנוחות. השף יוכל להתרכז במה שבאמת חשוב: פיתוח מתכונים, הדרכה, חינוך וכד', וכך להגיע לתוצאות טובות יותר.

למה זה כדאי

ישנן מספר סיבות נוספות ההופכות את הנושא לכדאי: 

התמקצעות- לא כל מי שיודע לבשל טוב, יודע גם לנהל את חשבונותיו וקניותיו כראוי. לא כל בשלן הוא גם מומחה לקינוחים, ולכן עליו להיעזר / לרכוש את השירות / המוצר מהמוביל בתחומו.

 חיסכון בעלויות הייצור- חברה העוסקת בייצור מגוון פריטים בכמויות קטנות לא יכולה להתחרות במחיר וגם באיכויות המושגות בחברה מתמחה בתחום ספציפי.                                                 
לזכותה של חברה כזו עומדת שורה של יתרונות: המיומנות של עובדיה, המיכון הייחודי, יכולת להשיג חומרי גלם במחירים זולים ויכולת שיווק טובה.

חיסכון בכוח אדם- העלויות הגבוהות של כוח אדם ידועות לכולם. העסקת צוות גדול המתמחה במספר תחומים- אינו כדאי ברוב המקרים. על ידי רכישת מוצרי בשר ברמת גימור גבוהה, ניתן לחסוך תקן של קצב, ברכישת מוצרי קונדיטוריה מוגמרים למחצה- ניתן לצמצם את צוות הקונדיטורים וכד'. כיום במערכת המלונאית, מהוות עלויות פריטי המזון כ- 25% מההוצאה, ואילו עלויות כוח האדם מגיעות ל- 40% ויותר. גם אם לוקחים בחשבון אם ההפרש שנצטרך לשלם על מוצר מוכן או מוכן למחצה, בהשוואה לחומר הגלם, הדבר עדיין כדאי.

חסכון במקום ושטח עבודה- בנייה של מטבח גדול עולה כסף רב. כך גם הציוד הדרוש, שלא לדבר על העובדה שמטבח כזה גוזל שטח יקר של המלון (על חשבון אזור ההסעדה או שטחים ציבוריים אחרים). קניית מוצרים ברמת גימור גבוהה והוצאת חלק מהמטלות לאאוטסורסינג מאפשר להסתפק במטבח קטן, שוב, בלי לפגוע באיכויות, ולחסוך כסף רב.

שינויים נוספים 

כתוצאה מהתהליכים האלה ייעלמו מהשטח מטבחי ההכנות, פשוט כי לא יהיה בהם צורך. לעומת זאת, תהיה עדנה גדולה למטבחים המרכזיים שישרתו מספר גורמים- רשת של בתי מלון, רשת מסעדות ואפילו מפעלים שיתפקדו כמטבחים ויספקו מוצרים ברמת מוכנות גבוהה לשורה של בתי אוכל עצמאיים. 

גם במסעדות- מוצרים רבים יגיעו ברמות גימור גבוהות, ושירותים חיצוניים (אאוטסורסינג) יתפסו מקום מרכזי בתפקודן הכלכלי. ברשתות מסעדות תגדל התלות במטבחים מרכזיים שאליהן יזרמו מוצרים בסיסיים ברמות גימורגבוהות, שיקצרו תהליכים. חברות ההסעדה ישלבו גם הן איחודי מטבחים, שילוב קניינות ורכישת שירותים חיצוניים רבים יותר. 

במלונות יתרחש כנראה השינוי המפליג ביותר,שישנה מקצה לקצה את התפיסות הרווחות היום. ההצדקה הכלכלית לקיום מטבחים עצמאיים תרד באופן הדרגתי ואת מקומם יתפסו מטבחים מרכזיים שיעבדו מול מטבחי קצה קומפקטיים. תקני כוח האדם הנדיבים המקובלים במערכת המלונאית המסורתית מכורסמים כבר שנים והמגמה עוד תגבר בשנים הקרובות.

היעלמותם של מטבחי ההכנות כבר צוינה לעיל ואפשר להרחיק לכת ולהניח שלא רחוק היום בו יופעלו מטבחי המלונות בעזרת שירותי קייטרינג חיצוניים או על ידי מסעדות עצמאיות. 

גישה נוספת אפשרית: כל נושא המזון ומשקאות מופעל ע"י גורם חיצוני (אאוטסורסינג). בכלל זה הקניין, הרסיבר, המחסנאי, משגיחי הכשרות, הסטיוארטים, וכמובן- הטבחים והמלצרים. 

כדי שזה יצליח, אסור שהאורח ירגיש שיש הבדל ברמת השירות בין עובד של חברת הקייטרינג לבין עובד המלון. זה יקרה אם גם העובד לא ירגיש בהבדל ולכן למעט עניין השכר המשולם ע"י חברת הקייטרינג- עובדי חברת הקייטרינג נהנים מכל מה שנהנים עובדי המלון (מתנות, השתלמויות, אירועים וכד'). 

תהיה לתהליכים האלה גם השלכה על כוח האדם בתחום ההסעדה. מטבחי הקצה במסעדות ובבתי המלון יצטרכו פחות כוח אדם, אבל לעובדים מקצועיים ומיומנים תהיה הרבה עבודה במטבחים המרכזיים שיספקו מוצרים ברמות מוכנות שונות ושירותי אאוטסורסינג.

שפים וטבחים רבים יעברו לרשתות השיווק,שבהם ילך ויגדל נתח האוכל המוכן. שפים גם ישתלבו בתעשיית המזון כיועצים וכמפתחים שלמוצרים.

לצד התפקידים והמטלות שהשף או הטבח יוכלולהשתחרר מהם, תתווסף מטלה חשובה מאוד- בחירה מושכלת של גורמים שיספקו למטבח מוצרים ברמת מוכנות מתקדמת או שירותים כאלה ואחרים.

* ד"ר משה דב הינו מנכ"ל "אשכולות- הנדסת תעשיה וניהול בע"מ" (http://eshkolot-m.co.il/) וראש תחום תפעול בביה"ס למנהל עסקים בשלוחת אונ' דרבי בישראל (lirozdov@013.net).